¿Se pueden modificar los fichajes de los trabajadores?

La normativa de registro horario digital permitirá modificar los fichajes de los trabajadores si hay acuerdo entre empresa y empleado o queda reflejado el desacuerdo

Por fin sabemos cuándo se aprobará el registro horario digital: este mes de septiembre.

Una vez que entre en vigor, todas las empresas españolas deberán trabajar con un programa de registro horario que permita a los trabajadores fichar el inicio y el final de sus jornadas, así como las pausas y los descansos.

Con el fin del registro horario en papel, muchos negocios se preguntan cómo se van a solucionar los errores que pueden cometer los profesionales al fichar. ¿Se podrán modificar los fichajes de los trabajadores para solventar errores y olvidos? ¿O los fichajes serán inalterables?

A continuación, te vamos a explicar cómo se pueden modificar los fichajes de los trabajadores y por qué es crítico que el programa de registro horario que uses en tu empresa facilite el proceso y permita documentarlo.

Por qué motivos se pueden modificar los fichajes de los trabajadores

Todas las personas tenemos algo en común: no somos infalibles. Y la obligación de fichar no se escapa de esta realidad.

Lo cierto es que los errores a la hora de fichar en un programa informático son muy comunes. ¿Por qué?

Básicamente, porque los trabajadores se olvidan de fichar:

• El inicio de su jornada.
• El final de su día de trabajo.
• El inicio y el final de las pausas que no computan dentro de la jornada.
• El inicio y el final de los descansos que sí cuentan como tiempo efectivo de trabajo.

Así, no es raro que, de repente, figuren el sistema que un profesional estuvo trabajando de forma ininterrumpida viernes, sábado y domingo… Evidentemente no lo estuvo, sino que se olvidó de fichar el final de su jornada laboral el viernes y se contabilizó todo el fin de semana como tiempo de trabajo.

Por eso, la futura normativa de registro horario digital contempla la posibilidad de modificar los fichajes de los trabajadores para corregir errores.

Además, es importante recordar que nuestro ordenamiento jurídico permite a las empresas despedir a un trabajador por fichar o no hacerlo de forma continuada, al considerarse un incumplimiento laboral grave y culpable.

Cómo se deben modificar los fichajes de los trabajadores

El borrador del Real Decreto de registro horario digital contempla que para modificar los fichajes de los trabajadores se necesita «la autorización de la empresa y de la persona trabajadora afectada».

¿Qué pasa si se detecta que un profesional fichó mal, pero este se niega a corregir el registro?

1. En caso de discrepancia, se debe informar a la representación legal de los trabajadores para intentar alcanzar un acuerdo.
2. Si no se llega a un acuerdo, «la empresa reflejará en el registro la modificación y la persona trabajadora su discrepancia».

Por lo tanto, sí es posible modificar los fichajes de los trabajadores, incluso, cuando no existe un consenso sobre el cambio que se debe realizar. Aunque es indispensable documentar todo el proceso.

Se debe regular cómo modificar los fichajes de los trabajadores

Aunque no se le ha prestado mucha atención, lo cierto es que el registro horario digital obligatorio no solo va a conllevar el uso de un sistema informático para registrar las jornadas de los trabajadores.

Además, las empresas tendrán que elaborar un protocolo de organización y documentación del registro de jornada.

En dicho protocolo se debe incluir de forma obligatoria «el procedimiento para practicar los asientos y sus modificaciones».

Es decir, que en este documento se debe establecer cómo se pueden modificar los fichajes de los trabajadores.

¿Cómo se tiene que elaborar este protocolo? La empresa debe informar y consultar previamente a los representantes de las personas trabajadoras, pero no está obligada a pactarlo con ellos.

Asimismo, también se va a exigir que se informe a los trabajadores sobre el protocolo y se les forme para que sepan fichar y solicitar modificaciones en sus fichajes.

Usar un programa de registro horario que permita modificar los fichajes de los trabajadores de acuerdo a la normativa

Más allá de elaborar el protocolo, será necesario, evidentemente, que las empresas trabajen con un programa de registro horario que les permita modificar los fichajes de los trabajadores cuando sea necesario.

A este respecto es importante recordar que no cualquier solución de control horario será válida para cumplir con las obligaciones de registro horario digital, sino que el sistema empleado tiene que permitir:

• Que los trabajadores fichen libre, directa y personalmente sus entradas y salidas, así como las pausas y los descansos.
• Que las empresas puedan obtener copias con las horas trabajadas por los profesionales para entregárselas con las nóminas.
• Diferenciar las horas trabajadas en función de si son ordinarias, complementarias o extras.
• El acceso de los trabajadores y sus representantes legales a los datos de fichaje.
• La conexión en remoto de la Inspección de Trabajo.
• Garantizar que los fichajes no se alteran de forma indebida.
• Modificar los fichajes de los trabajadores para solventar errores dejando constancia del motivo del cambio y de la oposición del trabajador y de los representantes legales de los trabajadores si no se alcanza un acuerdo para practicar la corrección.

Por lo tanto, en lo que respecta a modificar los fichajes de los trabajadores, es crucial que la solución de registro horario permita que:

• Un trabajador solicite un cambio en alguno de sus fichajes para subsanar un error o un olvido.
• En la solicitud se pueda precisar el motivo para solicitar el cambio.
• El empresario o el profesional a cargo de supervisar los fichajes valide el cambio si está correctamente justificado.
• El programa realice la modificación, dejando constancia de que el fichaje fue cambiado y la razón por lo que se realizó dicho cambio.
• La empresa pueda modificar un fichaje en caso de que el trabajador no esté conforme, dejando constancia del motivo por el que no respaldó el cambio.

En definitiva, modificar los fichajes de los trabajadores va a ser posible una vez que el registro horario digital sea obligatorio para las empresas de nuestro país. Sin embargo, cualquier cambio debe quedar documentado y, a priori, se necesita la aprobación tanto del empresario como del empleado.

Solo en caso de que no se pueda llegar a un acuerdo la empresa puede modificar unilateralmente un asiento, pero dejando constancia de que se llevó a cabo un cambio y que el trabajador y sus representantes legales no estaban de acuerdo y por qué.

De esta manera, una empresa se garantiza que cumple con la normativa de registro horario, reduce el surgimiento de conflictos laborales, dispone de pruebas para demostrar la veracidad de los fichajes y evita incumplimientos que puedan conllevar la imposición de multas o el abono de horas extras que, en realidad, no se trabajaron.