Categoría: Registro horario

Con un programa de control horario se pueden registrar y detectar los retrasos de los trabajadores y tomar medidas para evitarlos

Ser puntual y cumplir con la jornada pactada es una obligación laboral. Sin embargo, algunos trabajadores llegan sistemáticamente tarde a trabajar o alargan sus pausas dentro de la jornada laboral más de lo estipulado.

Muchos negocios no cuentan con las herramientas necesarias para registrar, probar y detectar los retrasos de los trabajadores. De tal forma que no pueden tomar medidas para ponerles fin, como la imposición de sanciones o, en casos muy graves, optar por despidos disciplinarios.

A continuación, te vamos a contar cómo puedes usar un programa de registro horario para llevar un control exhaustivo de las jornadas de los trabajadores, visualizar retrasos con facilidad y disponer de pruebas para avalar las medidas que tomes para evitar los retrasos de los trabajadores.

El registro de la jornada en papel no permite documentar los retrasos de los trabajadores

Desde 2019 es obligatorio en España que las empresas registren diariamente las jornadas de sus empleados. Sin embargo, hasta ahora ninguna norma especificaba cómo debía cumplirse esta obligación legal. De tal manera que muchos negocios siguen registrando las jornadas en papel. Es decir, ponen a disposición de los trabajadores plantillas con sus nombres en los que estos indican la hora de entrada y de salida y estampan su firma.

El registro en papel dificulta tener constancia de los retrasos de los trabajadores, puesto que cualquier profesional puede escribir que llegó a la hora fijada en su jornada laboral.

Además, la detección de los retrasos de los trabajadores también se hace cuesta arriba, porque una persona de forma completamente manual debe repasar hoja a hoja para buscar retrasos y contabilizar a cuánto ascienden y cuántos días se retrasó un empleado.

Sin embargo, el uso del papel para facilitar el fichaje de los trabajadores está en desuso porque:

• Su gestión requiere tiempo y esfuerzo.
• Su fiabilidad está en entredicho, sobre todo, en lo que respecta a las horas extras.
• Se corre el riesgo de perder los documentos que acrediten los fichajes y su sistematización y almacenamiento son complejos y costosos.
• Imposibilita el fichaje de trabajadores que no prestan sus servicios en la sede de sus empresas: teletrabajo, movilidad…
• Dificulta la detección de incumplimientos como retrasos de los trabajadores.

Además, el registro en papel tiene sus horas contadas. Aunque aún no sabemos con exactitud cuándo se aprobará el registro horario digital, sí nos consta que el Gobierno ultima el Real Decreto que impondrá esta medida y, por lo tanto, debería llegar al Consejo de Ministros en las próximas semanas.

Por qué es fácil detectar retrasos de los trabajadores con un programa de registro de jornada

Más allá de que el uso de soluciones de control horario vaya a ser obligatorio en el corto plazo, lo cierto es que esta clase de programas pueden ser de enorme ayuda a la hora de detectar y probar retrasos de los trabajadores. ¿Por qué?

1. Cada profesional debe fichar personal y directamente al llegar a su puesto de trabajo.
2. El programa registra el día, la hora, el minuto y el segundo exacto en el que un trabajador inició su jornada laboral.
3. Estos software también permiten registrar las pausas que computan como jornada laboral, como los descansos fijados legal o convencionalmente. De tal forma que también queda constancia cuando un trabajador alarga dichos descansos más de lo estipulado.
4. Igualmente, estos programas permiten fichar a los trabajadores con jornadas partidas. Lo que implica que se pueden detectar retrasos de los trabajadores no solo al inicio de sus jornadas, sino también cuando se reincorporan tras su interrupción.
5. Ningún profesional puede alterar su hora de entrada sin que su superior o el departamento de Recursos Humanos de su empresa valide el cambio. Por lo que no se pueden modificar los fichajes para eliminar retrasos de los trabajadores.
6. El profesional a cargo de controlar el cumplimiento de las jornadas puede visualizar en una única pantalla y de forma clara:
   • Las horas de entrada y salida de un trabajador a lo largo de un mes.
   • El tiempo de trabajo realizado y la desviación entre la duración pactada de la jornada y la real.
7. Los fichajes se conservan automáticamente asociados a cada trabajador y se pueden extraer informes con las horas de entrada y el tiempo de trabajo realizado para probar retrasos de los trabajadores.

¿Los retrasos de los trabajadores pueden conllevar despidos?

Sí. Aunque, como apuntamos antes, para que los retrasos de los trabajadores sean causa de despido deben ser graves, continuados en el tiempo y seguir dándose después de haber tomado otras medidas menos contundentes.

Esto es así porque el Estatuto de los Trabajadores establece que una empresa puede efectuar un despido disciplinario si un trabajador incurre en un «incumplimiento grave y culpable». ¿Vale cualquier incumplimiento? No. Esta ley fija un listado cerrado de incumplimientos contractuales que pueden dar origen a un despido disciplinario. Entre ellos se encuentran «las faltas repetidas e injustificadas de asistencia o puntualidad al trabajo».

Por lo tanto, los retrasos de los trabajadores sí pueden conllevar despidos disciplinarios. Pero los tribunales han ido matizando esta cuestión.

Por ejemplo, recientemente, el Tribunal Superior de Justicia del País Vasco declaró improcedente el despido de un trabajador que había acumulado decenas de retrasos y que ya había sido apercibido por su empresa. ¿Por qué?

1. Los retrasos eran numerosos, pero eran breves. La mayoría no pasaban de los 5 minutos.
2. El trabajador llevaba muchos años en la empresa y nunca había sido sancionado.
3. En vez de optar por el despido, la empresa debió haberle impuesto una sanción menos grave de acuerdo al régimen sancionador de su convenio colectivo.

Es decir, que no todos los retrasos de los trabajadores pueden ser castigados con despidos disciplinarios aunque sean reiterados.

¿Cómo se debe actuar ante los retrasos de los trabajadores?

Entonces… ¿cómo debe un negocio encarar los retrasos de los trabajadores?

1. Debe detectarlos lo antes posible, lo que resulta fácil cuando se dispone de un programa de registro horario que permite visualizarlos con facilidad.
2. Para evitar que el trabajador pueda alegar que llegar tarde o alargar sus descansos son acciones consentidas por la empresa, se debe avisar al trabajador sobre su incumplimiento, mejor por escrito, para que quede constancia.
3. Si un profesional sigue acumulando retrasos, se le debe entregar un apercibimiento formal para que deje de incurrir en este incumplimiento.
4. Si aún así el trabajador no cambia su actitud, se debe recurrir al régimen sancionador de la empresa, que generalmente es el de su convenio colectivo de aplicación. Es importante graduar la sanción en función de la gravedad del incumplimiento. No es lo mismo llegar tarde 5 minutos durante varios días que hacerlo 15 minutos.
5. En caso de que la sanción aplicada no surta efecto, la empresa puede poner en marcha un despido disciplinario.
6. En primer lugar, se le debe dar audiencia previa al trabajador para que se defienda y pueda justificar sus retrasos.
7. Si tras la audiencia previa se considera que se debe efectuar el despido, es imprescindible entregar al trabajador la carta de despido en la que se reflejen no solo las causas, sino todos los hechos que se le imputan. Es decir, se deben listar todos los días que se produjeron retrasos y su duración, así como las medidas previas adoptadas para ponerles fin.
8. Si el trabajador recurre el despido, la empresa debe aportar las pruebas que validen los retrasos y el incumplimiento laboral. Dichas pruebas se pueden extraer con facilidad del programa de registro horario.

En definitiva, los retrasos de los trabajadores son incumplimientos laborales que las empresas pueden detectar, probar y erradicar. ¿Cómo? Empleando una herramienta de control horario que facilite el registro y la visualización de los retrasos y permita usar sus datos como pruebas en procesos sancionadores y de despido.

Previsiblemente, en las próximas semanas será cuándo se aprobará el registro horario digital en un Consejo de Ministros

Aunque parece que el curso político llega a su fin, aún queda por dilucidar una gran cuestión: cuándo se aprobará el registro horario digital.

Desde hace semanas, el Ministerio de Trabajo ha defendido que el Real Decreto que va a imponer a las empresas la obligación de usar un sistema de registro horario para digitalizar los fichajes y permitir el acceso a los mismos de la Inspección de Trabajo en tiempo real se aprobará antes de la pausa de agosto.

Sin embargo, aún no es posible saber con exactitud cuándo se aprobará el registro horario digital porque los ministerios de Trabajo y Economía siguen negociando la redacción final de la norma, de cara a solventar las deficiencias detectadas por el Consejo de Estado en su versión inicial.

A continuación, vamos a repasar los elementos clave de esta nueva obligación en el ámbito laboral y a despejar las dudas sobre cuándo se aprobará el registro horario digital.

¿Cuáles son los elementos clave del registro horario digital?

La obligación de registrar las jornadas diarias de trabajo existe en nuestro país desde 2019. Sin embargo, la ley no fija cómo debe realizarse dicho registro. De tal forma que se puede hacer usando sistemas digitales o de forma manual, con los clásicos papel y bolígrafo.

La nueva normativa busca imponer que el registro de las jornadas se lleve a cabo sí o sí mediante programas informáticos con el objetivo de impedir que los profesionales realicen horas extras que no se registren y que, por lo tanto, tampoco se compensen con descanso equivalente o remuneración.

Más allá de saber cuándo se aprobará el registro horario digital es fundamental tener claros los elementos clave de esta nueva obligación:

1. Los fichajes deben ser realizados por los trabajadores de forma directa y personal.
2. Se tienen que registrar el inicio y el final de la jornada, así como las pausas que no computen como jornada de trabajo efectiva.
3. Se deben registrar todas las horas trabajadas en función de su tipología (ordinarias, complementarias, extras) y entregar a los trabajadores copias resúmenes con sus nóminas.
4. Para modificar los registros de cara a solventar errores, empresa y trabajador deben estar de acuerdo. En caso de que no lo estén, la empresa puede modificar un registro, pero dejando constancia de la oposición del profesional.
5. Los trabajadores y sus representantes legales tienen derecho a acceder a los datos del registro horario en cualquier momento.
6. Las soluciones de registro de jornada deben ser interoperables, de tal forma que la Inspección de Trabajo pueda acceder a los datos en remoto.

Es decir, no basta con que una empresa emplee, por ejemplo, un documento de Excel compartido para que los trabajadores fichen su entrada y salida, sino que se debe usar un software de registro horario adaptado a todas las exigencias de la normativa, incluida la interoperabilidad con la Inspección de Trabajo.

¿Qué cuestiones han dificultado saber cuándo se aprobará el registro horario digital en el último año?

Aunque la intención de aprobar el registro horario digital se anunció hace más de un año, esta nueva obligación aún no ha salido adelante. ¿Por qué?

1. El registro de jornada digital era una medida incluida en el proyecto de Ley de reducción de la jornada laboral hasta las 37,5 horas semanales. Dicha norma fue rechazada por el Congreso de los Diputados en septiembre de 2025.
2. Tras este rechazo, Trabajo defendió que el registro de jornada digital se podía aprobar vía Real Decreto. Es decir, sin contar con el apoyo del Congreso. Puesto que de esta forma se puede desarrollar la obligación de registrar las jornadas diarias que ya figura en el Estatuto de los Trabajadores.
3. Se puso en marcha el proceso de aprobación del RD de registro horario digital por la vía de urgencia con la vista puesta en aprobarlo durante la primavera de 2026.
4. Sin embargo, en marzo de 2026 el Consejo de Estado emitió un informe muy crítico sobre el proyecto de RD. Aunque su dictamen solo es preceptivo y no vinculante, las dudas expresadas afectaban a cuestiones de gran relevancia como la protección de datos personales, el impacto económico en las pequeñas y medianas empresas o la necesidad de facilitar la adaptación del tejido productivo a esta normativa, teniendo en cuenta las particularidades de algunos sectores económicos. Además, se cuestionaba que un Real Decreto fuese la vía adecuada para aprobar esta norma.
5. Tras el dictamen del Consejo de Estado, se puso en marcha una negociación entre el Ministerio de Trabajo y el de Economía para modificar la norma sin que aún se haya alcanzado un consenso sobre la redacción final del RD.

¿Cuándo se aprobará el registro horario digital? ¿Este mismo mes de julio?

El secretario de Estado de Trabajo afirmó con respecto a cuándo se aprobará el registro horario digital que la norma vería la luz antes de agosto.

Es decir, se debería llevar el RD a uno de los Consejos de Ministros que se van a celebrar antes de la pausa estival.

Estamos hablando, por lo tanto, de que su aprobación sería cuestión de días.

Tras los retrasos acumulados, los sindicatos llevan semanas presionando para que se apruebe, mientras que la patronal ya ha afirmado que llevará la norma a los tribunales al entender que para imponer el registro horario digital obligatorio debería aprobarse una ley y no un RD.

Precisamente, uno de los elementos clave en la negociación de la norma es su adecuación para evitar que la Justicia pueda anular parte de ella.

Entonces… ¿cuándo se aprobará el registro horario digital? Todo parece indicar que será este mismo mes de julio, pero la negociación entre Trabajo y Economía sigue abierta.

¿La implementación del registro de jornada digital va a ser inmediata?

Seguramente no. De hecho, los otros dos elementos clave de la negociación sobre el registro de jornada digital son:

• La aprobación de subvenciones para pymes.
• La configuración de un calendario de implementación que facilite la adaptación de las pequeñas y medianas empresas.

En el proyecto de RD original se contemplaba que la norma entrase en vigor a los 20 días de su publicación en el BOE. El Ministerio de Economía propuso un plazo de 1 año para que las pequeñas y medianas empresas tuviesen tiempo a trabajar con un sistema de registro horario.

Lo más previsible es que se especifiquen plazos de implementación diferentes en función del tamaño de las empresas y de los sectores económicos en los que operan.

Por lo tanto, más allá de saber cuándo se aprobará el registro horario digital, es importante tener en cuenta que existirá un plazo de varios meses para cumplir con esta nueva obligación.

¿Qué beneficios trae consigo el uso de un programa de registro horario?

Las empresas no solo deben estar al tanto de cuándo se aprobará el registro horario digital, sino que, además, es importante que conozcan los beneficios que pueden obtener de un programa de control horario, más allá de cumplir con la normativa y eludir multas de hasta 7.500€.

¿De qué beneficios hablamos?

1. Agilizar el registro de las jornadas diarias, facilitando que sean los propios profesionales quienes fichen personal y directamente.
2. Controlar en tiempo real los fichajes para detectar incumplimientos como retrasos o ausencias injustificadas.
3. Contabilizar las horas trabajadas automáticamente, facilitando la obtención de informes y la compensación de las horas extras.
4. Reducir los conflictos con los trabajadores sobre los fichajes, al existir pruebas fehacientes sobre la duración de las jornadas.
5. Disponer de pruebas para imponer sanciones laborales por incumplimientos o para usarlas en caso de que los conflictos sobre horas extras, retrasos o ausencias se judicialicen.
6. Cumplir con la obligación de almacenar de forma segura los registros de fichajes de una forma sencilla y solvente.
7. Gestionar con la máxima eficacia vacaciones, permisos y ausencias justificadas.
8. Permitir a los trabajadores fichar desde el móvil, facilitando así el control de las jornadas laborales en caso de movilidad o teletrabajo.

En definitiva, no sabemos con total precisión cuándo se aprobará el registro horario digital, pero todo hace indicar que se trata de cuestión de días o semanas.

Por eso, las empresas no solo deben preocuparse de saber cuándo se aprobará el registro horario digital, sino que deben anticiparse a esta nueva obligación legal y comenzar a trabajar con programas de registro horario a la vuelta de las vacaciones estivales. Además de cumplir con la futura normativa pueden beneficiarse de las ventajas de emplear un sistema de registro de jornada.