6 claves sobre gestionar presupuestos por WhatsApp
Gestionar presupuestos por WhatsApp automatizando gran parte del proceso es posible empleando una plataforma conversacional con IA
Para muchas empresas, atender las peticiones de sus potenciales clientes, obtener toda la información que necesitan sobre lo que desean, elaborar los presupuestos, enviarlos y controlarlos para que se conviertan en ventas o contratos es una tarea ardua.
Y, sobre todo, una cuestión estratégica que consume mucho tiempo y recursos.
Pues bien, hoy en día es posible gestionar presupuestos por WhatsApp automatizando la mayoría de las acciones. ¿Cómo?
Mediante una plataforma conversacional de IA por WhatsApp. Esta clase de solución emplea Inteligencia Artificial destilada para amoldarse a la perfección al funcionamiento, singularidades y necesidades de cada empresa, sin importar su sector de actividad.
Empresas de instalaciones, negocios de reformas o construcción, despachos de abogados, asesorías, clínicas dentales… Cualquiera de estas organizaciones puede gestionar presupuestos por WhatsApp automáticamente.
A continuación, te vamos a explicar cómo se puede usar una plataforma conversacional de IA por WhatsApp para atender con la máxima celeridad a los clientes, resolver sus dudas, presentarles presupuestos y hacer un seguimiento de los mismos.
La plataforma conversacional de IA recopila todos los datos necesarios para elaborar presupuestos
A la hora de elaborar un presupuesto es indispensable saber una serie de datos que permiten precisar cuáles son los trabajos que se van a realizar para el cliente: reparaciones, consultorías, asesoramientos legales, gestión de impuestos, instalaciones de placas solares… Podríamos seguir listando ejemplos durante horas.
¿Quiere esto decir que es indispensable que un profesional converse con el cliente para poder hacerle un presupuesto a su medida?
Gestionar presupuestos por WhatsApp con una plataforma conversacional conlleva que esta fase inicial pueda automatizarse completamente.
Cada empresa puede indicarle al asistente de IA qué información debe recabar para poder elaborar un presupuesto.
Así, la plataforma conversacional se encarga de preguntar al cliente interesado en recibir un presupuesto todas las cuestiones que el negocio precisa conocer.
Crea presupuestos automáticamente
Con la información recabada por la plataforma conversacional, un negocio puede proceder a elaborar el presupuesto solicitado por el cliente.
Pero también puede dejar este proceso en manos del asistente de IA.
Es decir, que a la hora de gestionar presupuestos por WhatsApp también es posible automatizar su elaboración. ¿Cómo?
Dándole instrucciones claras a la plataforma de IA sobre los diferentes precios de los servicios que ofrece el negocio.
Por ejemplo, pensemos en una empresa que realiza revisiones periódicas de calderas. Es posible que indique el importe de esta clase de servicio al asistente y que este elabore autónomamente un presupuesto para el cliente.
Lo mismo se puede decir, por ejemplo, de una empresa que instala paneles solares. Un negocio puede estimar no solo el coste de los paneles, sino también de la mano de obra en función de cuántos paneles se deben instalar. Así, puede indicar ambos importes al asistente de IA y este transforma las tarifas en presupuestos adaptados al caso particular de cada cliente.
Gestionar presupuestos por WhatsApp permite, de esta forma, automatizar su creación, ahorrar tiempo y, sobre todo, ser más ágiles a la hora de presentar los presupuestos a los clientes.
Remite por WhatsApp los presupuestos con rapidez y de forma eficaz
Precisamente, la remisión de los presupuestos es un elemento clave al que a menudo no se le presta la suficiente atención. ¿Por qué? Muchas empresas tienen una carga de trabajo tan elevada que la postergan la realización y envío de presupuestos durante días o semanas.
Esto conlleva que los clientes que los esperan pueden recurrir a otros negocios que sean más ágiles o que su intención de compra o contratación se enfríe.
Gestionar presupuestos por WhatsApp permite:
- Enviar presupuestos inmediata y automáticamente si los crea el propio asistente de IA.
- Remitir los presupuestos una vez que sean creados manualmente, automatizando el envío.
- Llevar un control eficaz de qué presupuestos solicitados ya se han enviado y cuáles están pendientes.
- Atender con la máxima celeridad a las dudas y consultas de los clientes durante esta fase.
Toma el control de la negociación, una cuestión clave al gestionar presupuestos por WhatsApp
Gestionar presupuestos por WhatsApp con una plataforma conversacional por IA permite supervisar la evolución de los presupuestos generados en cualquier momento y de forma cómoda.
¿Por qué? En muchos casos los presupuestos se negocian con los clientes y se reajustan en función de sus nuevas demandas.
El agente de IA puede responder en tiempo real y de forma eficaz a los clientes y recabar sus peticiones.
Pero, además, a través de una plataforma conversacional por IA una empresa puede tomar el control de la conversación y responder directamente a los clientes.
De esta forma, el uso combinado de la IA y el talento de los profesionales permite a las empresas gestionar presupuestos por WhatsApp con la máxima eficacia y, sobre todo, incrementar la tasa de conversión de los presupuestos en ventas.
Envía recordatorios automáticos para clientes que aún no han aceptado sus presupuestos
¿Qué sucede cuando se le ha enviado un presupuesto a un cliente pero este ni lo ha aceptado ni lo ha rechazado? Gestionar presupuestos por WhatsApp también incluye la posibilidad de enviar recordatorios automáticos a los clientes que han recibido presupuestos pero no se han manifestado sobre ellos.
A menudo muchos presupuestos caen en el olvido porque los negocios no tienen la capacidad de hacer un seguimiento exhaustivo y ponerse en contacto con los clientes para recordarles que les han enviado presupuestos y entablar una negociación.
Al usar una plataforma conversacional de IA por WhatsApp se puede automatizar que se envíen mensajes a todos los clientes con presupuestos abiertos con la periodicidad temporal que se desee. Por ejemplo, se le puede indicar al asistente que envíe un mensaje a todos los clientes que recibieron un presupuesto hace más de una semana y no se han puesto en contacto con el negocio.
Agenda citas de forma automática o remitir contratos cuando los presupuestos son aceptados
Además, con una plataforma conversacional de IA se puede ejecutar la última fase del proceso de gestionar presupuestos por WhatsApp: el cierre del acuerdo.
¿Cómo? Si un cliente acepta un presupuesto, la plataforma conversacional de IA puede fijar una cita para que comiencen a realizarse los trabajos contratados o para reunirse con los profesionales a cargo de los servicios.
Por ejemplo, si una persona contrata la instalación de una piscina, puede reservar el día en que comiencen los trabajos.
Esto es posible porque la plataforma conversacional de IA por WhatsApp se integra con la agenda de los negocios y sus profesionales. De tal forma que puede atender las peticiones de fechas de los clientes en función de la disponibilidad de los profesionales. Una vez que el cliente acepta una fecha, la cita queda agendada automáticamente, puesto que la propia plataforma conversacional se encarga de ello.
Además, esta clase de solución también está preparada para enviar contratos para que sean firmados por los clientes y recibir los contratos ya firmados, archivándolos para que no se pierdan y los negocios puedan consultarlos en cualquier momento.
En definitiva, gestionar presupuestos por WhatsApp automáticamente ya es una realidad. Gracias a una plataforma conversacional de IA por WhatsApp, una empresa puede:
- Prestar una atención personalizada, cercana y ágil a sus potenciales clientes.
- Crear manual o automáticamente presupuestos con la máxima celeridad.
- Atender cualquier duda de los clientes y hacer un seguimiento de los presupuestos generados.
- Mandar recordatorios automáticos a los clientes con presupuestos abiertos.
- Finalizar el proceso de compra o contratación.
- Agendar citas o enviar contratos.
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