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Con un agente de IA puedes implementar en tu clínica la gestión automática de citas por WhatsApp, permitiendo a tus pacientes reservar citas en cualquier momento
Una de las cuestiones más complicadas de gestionar en una clínica no tiene nada que ver con la salud de los pacientes, pero es crítica para poder atenderlos. Estamos hablando de la organización de la agenda y la reserva de citas.
Esta tarea, absolutamente esencial en cualquier clínica, puede consumir una ingente cantidad de tiempo y lastrar la ocupación de la agenda.
Esto ha cambiado de forma radical en los últimos tiempos. ¿Por qué? Actualmente existen herramientas que facilitan la gestión automática de citas por WhatsApp.
¿Cuál es la ventaja de canalizar las citas a través de esta aplicación de mensajería instantánea? Prácticamente la totalidad de los españoles usan WhatsApp para comunicarse con su familia y amigos, así como en el entorno empresarial y profesional.
De tal forma que la mayoría de la población está acostumbrada a interactuar a través de WhatsApp y, de hecho, las generaciones más jóvenes prefieren conversar a través de esta app que realizar llamadas telefónicas.
En este contexto, los agentes de WhatsApp que emplean IA para interactuar con los usuarios emergen como herramientas clave para realizar la gestión automática de citas por WhatsApp.
A continuación, te vamos a contar los beneficios de llevar a cabo la gestión automática de citas por WhatsApp en una clínica y cómo funciona esta clase de solución.
La reserva telefónica de citas tiene limitaciones evidentes
Hasta ahora, la gran mayoría de citas se agendaban a través de llamada telefónica. Sin embargo, la gestión automática de citas por WhatsApp permite ampliar los canales para reservar citas y, de paso, ahorrar tiempo y errores.
¿Cuáles son las principales limitaciones de usar solo el teléfono para gestionar las citas?
- La probabilidad de que un paciente llame y la línea telefónica esté ocupada es muy elevada.
- En las clínicas medianas y grandes donde se emplea una centralita telefónica es habitual que la misma colapse o que el tiempo de espera sea muy elevado y dañe la imagen del centro.
- Las dos limitaciones que venimos de apuntar nos llevan a la misma consecuencia: se pueden perder numerosas llamadas telefónicas y, por lo tanto, citas.
- Los profesionales a cargo de atender las llamadas y gestionar las citas tienen que invertir una ingente cantidad de tiempo en esta tarea, además, en el transcurso de cada llamada deben consultar la agenda del profesional en cuestión y negociar la fecha con el paciente.
- Devolver las llamadas perdidas puede costar muchas horas de trabajo y generar pocos frutos si resulta imposible contactar de nuevo con los pacientes.
- Si no se consigue atender a un paciente en su primera llamada, se corre el riesgo de que proceda a reservar una cita en otra clínica, sobre todo, si se trata de un paciente potencial.
- Aunque pueda parecer baladí, lo cierto es que las personas menores de 40 años evitan a toda costa tener que hacer llamadas telefónicas, de ahí que prefieran concertar citas a través de WhatsApp. De tal manera que si una clínica no está preparada para realizar la gestión automática de citas por WhatsApp, puede perder a los pacientes millenials y zers.
- Las clínicas tienen unos horarios de atención telefónica para reservar citas. Lo que implica que no se puedan agendar citas en cualquier momento del día o de la semana.
24/7. La gestión automática de citas por WhatsApp te permite agendar consultas aunque no haya nadie en la clínica
Precisamente, la gestión automática de citas por WhatsApp tiene una enorme ventaja: el asistente de WhatsApp trabaja las 24 horas del día y los 365 días del año.
Esto implica que cualquier paciente puede escribir al WhatsApp de una clínica y el agente le responde inmediatamente.
Así, el agente está diseñado para preguntar la especialidad y el profesional con el que se quiere concertar una cita y facilitar al paciente un enlace para que seleccione el día y la hora en función de los huecos disponibles en la agenda del profesional.
Automáticamente, la cita queda registrada en la agenda de la clínica y el profesional que debe atenderla.
Todo ello sin que el personal de la clínica tenga que realizar ninguna tarea de forma manual.
Así, es posible conseguir citas no solo durante el horario de atención a los pacientes, sino también en el fin de semana o de noche. Lo que permite a las clínicas evitar perder a pacientes que desean concertar una cita de forma inmediata.
La gestión automática de citas por WhatsApp da más libertad a los pacientes para escoger la fecha que más les convenga
Otra ventaja que trae consigo la gestión automática de citas por WhatsApp es que da mayor margen de maniobra a los pacientes para escoger cuándo quieren concertar sus citas.
¿Por qué? Si la cita se reserva a través de una llamada telefónica o de manera presencial, el paciente tiene que tomar una decisión rápida para elegir la fecha de su cita. En cambio, si puede consultar por sí mismo los huecos libres y sin que nadie esté pendiente de su decisión, podrá escoger una fecha que de verdad se adapte a sus necesidades.
De tal manera que mediante la gestión automática de citas por WhatsApp es posible:
- Ofrecer una mejor atención al paciente, incrementando su nivel de autonomía.
- Reducir la posibilidad de que un paciente cancele una cita porque se dio cuenta a posteriori de que la fecha escogida le genera un conflicto a nivel de agenda.
Es decir, la gestión automática de citas por WhatsApp no solo puede incrementar el número de citas que se reservan, sino que, además, puede contribuir a que las cancelaciones desciendan.
Mediante la gestión automática de citas por WhatsApp también se pueden gestionar las cancelaciones
En línea con lo que venimos de explicar, la gestión automática de citas por WhatsApp también puede ser crucial en lo que respecta a la gestión de cancelaciones de citas.
¿Por qué? Un paciente no tiene por qué llamar a la clínica dentro del horario fijado, sino que puede escribir por WhatsApp informando de que, finalmente, no puede acudir. El agente de WhatsApp es capaz de:
- Recopilar la información del paciente para proceder a la cancelación de la cita.
- Facilitar un enlace para que el paciente cancele en un clic su cita.
- Permitir a través de un enlace que el paciente concierte una nueva cita.
Esto implica un mayúsculo ahorro de tiempo y, sobre todo, que las citas no se cancelan definitivamente, sino que se reprograman.
TalesIA, una solución de gestión automática de citas por WhatsApp sencilla y que se perfecciona
Para facilitar la gestión automática de citas por WhatsApp, en Eficia360 hemos diseñado TalesIA, una solución que, por solo 50€ al mes y sin permanencia, es capaz de:
- Responder a los pacientes y a potenciales pacientes en tiempo real.
- Usar un lenguaje profesional y cercano para aclarar qué especialidades y servicios ofrece tu clínica.
- Facilitar la reserva de citas por parte de los pacientes en cualquier momento.
- Ofrecer a los pacientes fechas que se ajustan a sus peticiones o poner a su disposición todos los huecos libres para que escojan.
- Confirmar que las citas están reservadas.
- Gestionar las cancelaciones de citas y posibilitar su reprogramación.
- Aprender de cada conversación con los pacientes para optimizarse de forma continua.
- Evitar que las citas se pierdan porque no había nadie para atender las peticiones o porque no se pudieron coger las llamadas de los pacientes.
En definitiva, para las clínicas es crítico poder gestionar automáticamente las citas de sus pacientes por WhatsApp. Gracias a ello pueden evitar la pérdida de citas y pacientes, reducir la tasa de cancelación, facilitar la reprogramación de citas y ofrecer una atención personalizada y de la máxima calidad a sus pacientes.